« L'équipe de Dealerware a été très compréhensive. Ils savent ce qui se passe dans ma concession et sont toujours prêts à m'aider. »
- Gladys Pacheco, administratrice de la garantie, AutoNation Toyota Gulf Freeway

Lorsque Gladys Pacheco, administratrice de garantie, a pris en charge la gestion de la flotte de véhicules de location d'AutoNation Toyota Gulf Freeway, elle était anxieuse à l'idée de devoir apprendre les systèmes qui semblaient toujours créer de la confusion et des ralentissements pour les gestionnaires de flotte précédents. 

Elle a donc été soulagée lorsqu'elle a appris que son concessionnaire avait récemment changé de fournisseur de gestion de flotte et utilisait désormais Dealerware. 

« Dealerware est tellement plus simple [que l'ancien système] », a déclaré Pacheco. « Avec Dealerware, il est facile d'obtenir des contrats de location, je sais où sont les choses et il est tellement plus facile de naviguer. » 

 

Dealerware – Contrats mobiles – Inscription au TMNA

Facile à apprendre

Mme Pacheco dit qu'elle aime particulièrement le fait que le tableau de bord principal de Dealerware donne un aperçu complet de l'emplacement des véhicules, des contrats en cours et des détails sur les ordres de réparation et les conseillers en service liés à chaque contrat.

En plus de faciliter l'accès aux renseignements essentiels, les composantes Web et mobile plus conviviales de Dealerware ont également aidé l'équipe de conseillers de Pacheco à s'adapter rapidement aux nouveaux outils. Lorsque Dealerware s'est entretenu avec Pacheco en novembre 2020, un nouveau membre de l'équipe venait de commencer à utiliser la plateforme et « Elle l'a prise en main facilement », a déclaré Pacheco.

« Elle m'a dit que c'était facile à utiliser. L'application vous guide à chaque étape, comme la recherche d'une voiture ou même les choses les plus simples comme l'ajout de cartes de crédit – elle vous prévient même si les informations de la carte de crédit ne sont pas correctes, et vous vous dites "Comment diable avez-vous pu le savoir si vite?" ».

 

À mesure que l'équipe de M. Pacheco apprenait à se fier à Dealerware pour son travail quotidien, elle savait aussi qu'elle pouvait compter sur l'équipe de Dealerware pour l'aider à apprendre et répondre aux questions qui se posaient.

 

« L'équipe de Dealerware... a été très compréhensive. J'appelle ou j'envoie un message à Alexis [mon responsable de la réussite client] et elle me répond toujours et me rassure. Ils savent ce qui se passe dans ma concession et sont toujours prêts à m'aider », dit-elle. Équipées d'un meilleur outil de gestion de flotte et d'une équipe de soutien garantie pour répondre à tous les appels, les opérations de location se déroulent sans problème chez AutoNation Toyota Gulf Freeway.

Gestion simple de la flotte

« Garder la trace des voitures, c'est tellement plus facile avec Dealerware. Je peux trouver une voiture, je peux voir le niveau de carburant et je peux suivre la voiture, même lorsqu'un client l'a en sa possession », a déclaré M. Pacheco, ajoutant qu'il est particulièrement utile pour empêcher les véhicules de location de franchir la frontière de l'État du Texas, dont la frontière la plus proche est à environ 90 minutes.

Une meilleure visibilité de l'emplacement et de l'utilisation de leur flotte de 30 voitures permet également à Mme Pachecho de garder un contrôle étroit sur la répartition des kilomètres contractuels dans la flotte. Cette année, elle et son équipe ont été confrontées à des défis uniques, car Toyota a dû faire face à un rappel à long terme et à des retards de pièces causés par la pandémie de coronavirus.

Certains de ses clients utilisaient les véhicules de sa flotte de location pendant des périodes prolongées. Il était donc important qu'elle surveille de près les données relatives à l'état des véhicules et le kilométrage, afin de maintenir la flotte en bon état tout en continuant à fournir le transport dont ses clients avaient besoin.

« Dealerware vous aide à être organisé », a déclaré Mme Pacheco, ce qui est essentiel lorsque vous gérez une flotte qui est louée 11 mois par an. 

Elle a expliqué qu'avant d'utiliser Dealerware, elle avait une feuille de calcul qu'elle remplissait manuellement et qu'elle vérifiait chaque jour pour voir quels clients avaient besoin d'une prolongation de contrat, ou si elle devait ramener des voitures pour l'entretien ou pour les mettre hors service et les remplacer.

Grâce à Dealerware, elle reçoit des rappels automatiques sur les contrats qui se terminent bientôt, ce qui lui permet d'être proactive en matière de sensibilisation des clients. Les visites chez le concessionnaire ne sont pas appréciées par les locataires de Pacheco. « Si je dois ramener une voiture, les clients disent parfois des choses comme "Bof, je dois vraiment encore y aller moi-même?", dit Pacheco. 

La fonction de contrat sans contact de Dealerware réduit la nécessité de faire des allers-retours et facilite les prolongations de contrat pour Mme Pachecho et son équipe. Lorsqu'un contrat doit être prolongé, explique Mme Pacheco, « le conseiller peut appeler pour dire "Hé, nous allons prolonger votre contrat et vous allez recevoir un message texte – vous pouvez signer sur votre téléphone et le renvoyer." 

 
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Bâtir sur les résultats

Des contrats plus fluides et des interactions plus faciles avec les clients ont également permis à la concession de gagner du temps et de l'argent dans la gestion quotidienne de la flotte automobile. Mme Pacheco a déclaré que le recouvrement des coûts de carburant et de péage est très important pour son équipe aujourd'hui, alors qu'auparavant elle se souvient que les péages étaient difficiles à suivre et que les clients ramenaient constamment les véhicules sans les ravitailler.

Aujourd'hui, dit-elle, les frais de ravitaillement en carburant de 3,50 $ par gallon encouragent la plupart des clients à ramener les voitures pleines, ou du moins à aller les remplir avant de terminer leur location, une fois que Pacheco leur a rappelé les frais.

« Je dirais que dans 75 % des cas, ils reviennent remplis. Beaucoup de ces clients ne veulent pas s'embêter avec ça, ils ne veulent pas être facturés en plus. Cela fait une différence d'avoir Dealerware qui nous indique si les voitures ne sont pas pleines, afin que nous puissions informer le client qu'il doit faire le plein ou qu'il sera facturé », a-t-elle déclaré.

Le gain de temps précédemment consacré aux courses de carburant ou à la recherche de péages permet à l'équipe d'AutoNation Toyota Gulf Freeway de réfléchir à la manière dont les opérations de son parc automobile peuvent se développer. M. Pacheco a déclaré que le concessionnaire pourrait essayer de répondre aux nouveaux besoins des clients – et de générer des revenus supplémentaires à partir de sa flotte – avec de nouvelles offres de location.

« Je fais savoir aux conseillers qu'ils peuvent maintenant commencer à louer des véhicules [à un tarif journalier] », a déclaré Pacheco. « Jusqu'à présent, je ne l'ai fait que pour les réparations, parce que les clients pensent qu'ils doivent aller chez Enterprise, mais maintenant je peux dire "Non, vous n'avez pas besoin d'aller chez Enterprise, maintenant vous pouvez louer chez nous". »

Depuis que Dealerware a lancé les nouvelles fonctions Groupes de véhicules qui ajoutent de la souplesse à la façon dont les parcs sont segmentés et monétisés, Mme Pacheco et son équipe réfléchissent à la façon dont différentes stratégies organisationnelles peuvent les aider. Elle s'attend à ce que la création de groupes spécifiques aux sources d'activité – qu'il s'agisse de garantie, de locations payées par les clients ou autres – aide l'équipe à voir où le programme de location est le plus sain et où il peut être amélioré.

« Je commence à toujours demander aux gens "qui paie cette voiture?". J'essaie de tirer le meilleur parti de ces voitures, car je sais à quel point elles sont chères », a-t-elle déclaré. La question clé qu'elle pose à son équipe est la suivante : "Comment pouvons-nous récupérer l'argent pour ces véhicules?"

Pour l'équipe de Dealerware, ce regain d'intérêt pour les revenus est un gage de réussite : en moins de six mois, Mme Pacheco et son équipe ont transformé leurs activités de location. En résolvant les problèmes de suivi des coûts et de tenue des dossiers, ils ont gagné du temps et peuvent maintenant se concentrer sur de nouvelles opportunités pour rendre les opérations de location plus rentables – et nous sommes fiers de fournir un outil qui les a aidés à y parvenir.